Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Deze website wordt beheerd door Belfavn (« Belfavn », « wij »).

Rechtsvorm: Sole proprietorship (natural person). Maatschappelijke zetel: Avenue de Calabre 33, 1200 Woluwe-Saint-Lambert, Belgium. Ondernemings- / btw-nummer: 1035.683.549. Land van inschrijving: Belgium.

Algemeen contact: hello@belfavn.com. Contact privacy: hello@belfavn.com.

Op het vlak van gegevensbescherming treedt Belfavn op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verwerkt, tenzij uitdrukkelijk een andere rol wordt vermeld.

2. Huidige omvang van de dienst

Deze website biedt momenteel publieke bedrijfsinformatie, contact- en aanvraagformulieren, en beveiligde portaalomgevingen voor de zakelijke klanten van Belfavn en zijn team.

Belfavn biedt daarnaast een AI-assistent voor aanvragen die zakelijke klanten op hun eigen website plaatsen. Wanneer u met zo’n assistent chat, gebruikt u een door Belfavn beheerde dienst namens het bedrijf waarvan u de website bezoekt; dat bedrijf bepaalt welke informatie de assistent vraagt en ontvangt de samenvatting van de aanvraag. Zie sectie 7a en de pagina « Transparantie over AI ».

Online betalen en optionele statistische of marketingtools gelden niet als actief zolang Belfavn ze niet uitdrukkelijk heeft ingeschakeld en dit beleid niet heeft bijgewerkt.

3. Persoonsgegevens die wij kunnen verzamelen

• De contactgegevens die u opgeeft: naam, e-mail, bedrijf, inhoud van het bericht.
• De projectcontext en bedrijfsgegevens die u in een formulier of e-mail deelt.
• Gesprekken met de AI-assistent: de uitgewisselde berichten, de contactgegevens en aanvraaginformatie die u daarin opgeeft, de bestanden die u uploadt, en de gestructureerde samenvatting die uit het gesprek voortkomt.
• Technische en gebruiksgegevens die nodig zijn voor de werking en de beveiliging van de website (bijvoorbeeld IP-adres, browser- en toestelinformatie, aanvraaglogs en tijdstempels).
• Sporen van communicatie wanneer u contact opneemt met Belfavn.

4. Hoe gegevens worden verzameld

• Rechtstreeks van u, via ingediende formulieren en e-mailberichten.
• Automatisch, via de logs van hosting, beveiliging en leveringsinfrastructuur.
• Via cookies of vergelijkbare technologieën, volgens uw toestemmingskeuzes waar toestemming vereist is.

5. Doeleinden en rechtsgronden

Belfavn koppelt de verwerkingsdoeleinden als volgt aan rechtsgronden.

• Behandeling van aanvragen en communicatie vóór een project: maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst, en gerechtvaardigde belangen.
• Aanvraaggesprekken met de AI-assistent en de bezorging van de aanvraag aan het gecontacteerde bedrijf: maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst met dat bedrijf, en uitvoering van de overeenkomst tussen Belfavn en dat bedrijf.
• Beveiliging van de website, voorkomen van misbruik en betrouwbaarheidslogging: gerechtvaardigde belangen en, waar van toepassing, wettelijke verplichting.
• Bewaring om juridische en nalevingsredenen: wettelijke verplichting en gerechtvaardigde belangen.
• Optionele cookies of optionele meettools (indien geactiveerd): toestemming.

6. Verplichte en optionele gegevens

De verplichte velden in formulieren zijn nodig om uw aanvraag te behandelen. Zonder die informatie kan Belfavn mogelijk niet antwoorden of het gesprek niet voortzetten.

Optionele velden zijn niet nodig voor een eerste contact.

7. Dienstverleners en rollen bij de verwerking

Belfavn doet een beroep op externe dienstverleners om de website en de communicatie te laten werken. De rol van een dienstverlener kan per context verschillen en moet worden nagegaan in de contracten en hun voorwaarden.

• Cloudflare (DNS, proxy/CDN, SSL, beveiligingscontroles).
• Render (hosting en uitrolinfrastructuur).
• GitHub (broncode en uitrolproces).
• Auth0 (authenticatie voor portaalaccounts).
• Google (Gemini AI-modellen voor AI-functies, waaronder de AI-assistent en documentverwerking; Gmail waar e-mailafhandeling of doorsturen is ingesteld).
• Cloudflare R2 (objectopslag voor geüploade bestanden).
• Bij latere activering: Stripe voor betalingen.

7a. Rollen rond de AI-assistent

Wanneer u een AI-assistent op de website van een bedrijf gebruikt, bepaalt dat bedrijf wat de assistent vraagt, waarom, en wat er daarna met uw aanvraag gebeurt. Dat bedrijf is dus de verwerkingsverantwoordelijke voor die gesprekken, de geüploade bestanden en de samenvatting die daaruit voortkomt. Belfavn levert de software en bewaart de gegevens namens dat bedrijf, als verwerker onder een verwerkersovereenkomst, en gebruikt die gegevens niet voor eigen doeleinden.

De AI-verwerking voor de assistent gebruikt de Gemini-modellen van Google, zoals beschreven op de pagina « Transparantie over AI ». Belfavn gebruikt deze gesprekken niet om AI-modellen te trainen.

Dit onderscheid is van belang wanneer u uw gegevens wilt laten verbeteren of verwijderen. Rechten op gegevens van de assistent oefent u uit bij het bedrijf dat u hebt gecontacteerd, en Belfavn handelt op instructie van dat bedrijf. Richt u zich tot Belfavn, dan wordt uw verzoek zonder onnodige vertraging aan dat bedrijf bezorgd en helpt Belfavn het bedrijf bij de behandeling, maar Belfavn beslist niet in zijn plaats. Zie sectie 10a.

8. Internationale doorgiften

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de EER verwerken, ook in landen waar Belfavn of zijn leveranciers infrastructuur uitbaten.

Waar relevant steunt Belfavn op een passend doorgiftemechanisme onder de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen, met aanvullende maatregelen waar nodig.

9. Bewaartermijnen

Belfavn bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het oorspronkelijke doel, wettelijke verplichtingen, de afhandeling van geschillen en beveiligingscontroles.

Indicatieve termijnen: aanvragen en contactgegevens up to 24 months after the last meaningful contact, unless a longer retention period is required for legal, contractual, or dispute-related reasons; beveiligings- en aanvraaglogs up to 12 months, unless a longer retention period is required for security investigations, abuse prevention, or legal obligations.

Gesprekken met de AI-assistent, aanvragen en geüploade bestanden worden bewaard zolang ze relevant blijven voor het bedrijf dat u hebt gecontacteerd en voor zijn gebruik van de dienst, volgens hetzelfde beginsel dat gegevens niet langer worden bewaard dan nodig. Het bedrijf dat uw aanvraag ontving, kan die op elk moment verwijderen, samen met het gesprek en de bestanden; Belfavn voorziet die mogelijkheid in het product — zie sectie 10a.

Belfavn verwijdert AI-assistentgegevens op dit moment niet automatisch na een vaste termijn. Gegevens worden verwijderd wanneer een bedrijf ze verwijdert, wanneer Belfavn ze niet langer nodig heeft voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of wanneer een geldig verzoek tot wissing wordt uitgevoerd.

Sommige bewaartermijnen zijn wettelijk opgelegd en niet gekozen. De Belgische fiscale en boekhoudkundige regels verplichten ondernemingen om facturen, boeken en bewijsstukken te bewaren gedurende een door de wet bepaalde termijn, die de voorbije jaren meer dan eens is gewijzigd. Waar zo’n regel op een document van toepassing is, wordt het bewaard zolang de wet dat vereist, ook wanneer om wissing wordt verzocht — dat is de uitzondering van artikel 17, lid 3, onder b), AVG.

10. Uw rechten

Op grond van de AVG en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, hebt u de volgende rechten.

• Recht op inzage in uw gegevens (artikel 15 AVG).
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (artikel 16 AVG).
• Recht op wissing, ook wel het recht op vergetelheid genoemd (artikel 17 AVG). Sectie 10a legt uit wat dit concreet betekent voor aanvragen, gesprekken en bestanden van de AI-assistent, en wat bewaard blijft.
• Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG).
• Recht van bezwaar tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigde belangen (artikel 21 AVG).
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens, waar van toepassing (artikel 20 AVG).
• Recht om uw toestemming op elk moment in te trekken voor verwerkingen die daarop berusten, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking (artikel 7, lid 3, AVG).
• Recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen (artikel 22 AVG). Zie sectie 11.

10a. Aanvragen, gesprekken en bestanden van de AI-assistent verwijderen

Belfavn beschrijft dit in detail, omdat vage bewoordingen over wissing niets opleveren voor wie zijn gegevens echt verwijderd wil zien.

Het bedrijf dat de assistent gebruikt, kan een aanvraag die u het hebt gestuurd definitief verwijderen. Daarmee verdwijnt het aanvraagdossier — naam, e-mailadres, telefoonnummer, locatie en de aanvraaggegevens die u opgaf, eventuele notities, en een prijsindicatie die u te zien kreeg — samen met de volledige uitgeschreven conversatie en elk bestand dat u uploadde. Geüploade bestanden worden zowel uit de objectopslag van Belfavn als uit de database gewist. Ook uw naam wordt verwijderd uit de vermeldingen die de verwijdering achterlaat in de activiteitengeschiedenis van het bedrijf. Dit is een echte verwijdering en geen verborgen markering: nadien zijn de aanvraag en het gesprek niet meer via de dienst op te vragen.

Omdat het bedrijf verwerkingsverantwoordelijke is voor gegevens van de assistent (sectie 7a), vraagt u de verwijdering aan dat bedrijf. U kunt ook Belfavn contacteren met de gegevens uit sectie 13; Belfavn bezorgt uw verzoek zonder onnodige vertraging aan het bedrijf en helpt het bij de behandeling, zoals artikel 28, lid 3, onder e), AVG van een verwerker vraagt.

Belfavn houdt intern bij dat een verwijdering heeft plaatsgevonden, om te kunnen aantonen dat het verzoek is uitgevoerd. Die registratie bevat interne identificatoren, aantallen, welk account de verwijdering uitvoerde, en wanneer. Ze bevat niet uw naam, niet uw berichten en niet de inhoud van uw bestanden.

Kan een geüpload bestand op het moment van de verwijdering niet uit de opslag worden gehaald — bijvoorbeeld omdat de opslagdienst tijdelijk onbereikbaar is — dan worden de databasegegevens toch verwijderd en worden de niet-opgeruimde opslaglocaties intern genoteerd, zodat de bestanden nadien handmatig kunnen worden teruggevonden en verwijderd. Een opslaglocatie kan de oorspronkelijke bestandsnaam bevatten. Dat is de enige situatie waarin zo’n gegeven na een verwijdering bewaard blijft, ze geldt enkel voor bestanden waarvan vaststaat dat ze nog bestaan, en ze bestaat juist opdat die bestanden gewist kunnen worden in plaats van onvindbaar achter te blijven. Het bedrijf krijgt dit op het scherm te zien.

10b. Wat na een verwijdering bewaard blijft, en waarom

Een aanvraag verwijderen wist niet elk spoor ervan, en Belfavn benoemt de uitzonderingen liever dan ze te laten ontdekken. Elke uitzondering blijft beperkt tot wat noodzakelijk is, overeenkomstig artikel 17, lid 3, AVG.

• Had het bedrijf uw aanvraag al omgezet in een lopende opdracht, dan blijven de contact- en dienstgegevens bewaard die bij het aanmaken van die opdracht werden overgenomen. Zo kan het bedrijf het werk dat u vroeg afronden en voldoen aan de bewaarplichten die het Belgische fiscale en boekhoudrecht het oplegt (artikel 6, lid 1, onder b) en c), en artikel 17, lid 3, onder b), AVG). De opdracht vermeldt dan ook dat de oorspronkelijke aanvraag is verwijderd, en op welke datum. Wilt u ook die gegevens laten verwijderen, richt u zich dan rechtstreeks tot het bedrijf; of dat kan, hangt af van de afronding van het werk en van de bewaartermijnen die de wet het bedrijf oplegt.
• De activiteitengeschiedenis van het bedrijf blijft tonen dat er een aanvraag binnenkwam en wat het bedrijf ermee deed, op de betrokken data. Het is het register van zijn eigen werking. Uw naam wordt bij de verwijdering uit die vermeldingen gehaald, samen met de omschrijving die u gaf, zodat wat overblijft de gebeurtenis vastlegt zonder u te identificeren. Zo’n vermelding volgen na de verwijdering leidt nergens heen, want de aanvraag waarnaar ze verwijst bestaat niet meer.
• Technische sporen dat er een AI-verzoek is gedaan — het tijdstip en de geschatte omvang van het verzoek, gebruikt voor facturatie, capaciteit en het voorkomen van misbruik — blijven bewaard. Ze bevatten geen gespreksinhoud en identificeren u niet.
• Beveiligings- en aanvraaglogs blijven bewaard gedurende de termijn uit sectie 9, voor de daar beschreven doeleinden.
• Elk document dat Belfavn of het bedrijf wettelijk moet bewaren, zolang die wet dat vereist.

10c. Huidige grenzen van de verwijderfuncties

Opdat uw verwachtingen kloppen: dit doet de dienst vandaag niet.

• Er is geen zelfbedieningspagina waarop u uw eigen gegevens kunt verwijderen. De verwijdering gebeurt door het bedrijf dat u hebt gecontacteerd, of door Belfavn op instructie van dat bedrijf, na uw verzoek.
• Er is geen automatische verwijdering van AI-assistentgegevens na een vaste termijn. Zie sectie 9.
• Een gesprek dat nooit een aanvraag is geworden — bijvoorbeeld als u een vraag stelde en vertrok zonder contactgegevens achter te laten — kan momenteel niet als afzonderlijk item worden verwijderd. Het valt onder sectie 9, en Belfavn geeft gevolg aan een geldig verzoek waarmee het gesprek kan worden geïdentificeerd.
• Het volledige Belfavn-account van een zakelijke klant en alle gegevens erin laten verwijderen, gebeurt door Belfavn te contacteren en niet via het portaal.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Belfavn stelt op dit moment niet dat het via deze website uitsluitend geautomatiseerde beslissingen neemt met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen.

12. Beveiliging

Belfavn treft redelijke technische en organisatorische maatregelen om risico’s te beperken en persoonsgegevens te beschermen. Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen.

13. Privacyverzoeken en klachten

Om uw rechten uit te oefenen, schrijft u naar hello@belfavn.com. U kunt ook schrijven naar Avenue de Calabre 33, 1200 Woluwe-Saint-Lambert, Belgium. Belfavn kan een evenredige identiteitscontrole vragen voordat een verzoek wordt uitgevoerd.

Belfavn antwoordt zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Is een verzoek complex, of zijn er meerdere verzoeken, dan kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; Belfavn laat u dat binnen de eerste maand weten, met de reden (artikel 12, lid 3, AVG). Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Betreft een verzoek een gesprek met de AI-assistent, dan is het bedrijf dat u hebt gecontacteerd de verwerkingsverantwoordelijke en loopt de termijn van één maand voor dat bedrijf. Belfavn bezorgt uw verzoek er snel aan en helpt het bij de behandeling (sectie 7a).

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/. U kunt zich ook tot de rechter wenden.

14. Wijzigingen aan dit beleid

Belfavn kan dit privacybeleid bijwerken wanneer de verwerkingen, de wettelijke vereisten of de dienstverleners veranderen. De recentste versie staat altijd op deze pagina.

Activering van nieuwe functies

Als Belfavn Stripe-betalingen, statistieken of andere nieuwe verwerkingen activeert, wordt dit beleid vóór of bij de lancering bijgewerkt.